**************************************************************************************** ** Notice d'information relative au traitement des données personnelles - Candidats ** **************************************************************************************** * Contexte : ———————————- La présente notice explique comment vos données personnelles sont traitées dans le cadre de l’utilisation de la solution VoiceHire par vous-mêmes et par l’organisme recruteur à l’origine de cet échange. Sauf mention contraire, l’organisme recruteur demeure responsable du traitement de vos données personnelles. VoiceHire agit principalement en qualité de sous-traitant technique, en fournissant la solution d’entretien, de transcription, d’analyse et de restitution des informations au recruteur. VoiceHire peut également traiter certaines données en qualité de responsable de traitement pour ses propres finalités, notamment la sécurité, le support technique, la gestion des demandes qui lui sont adressées et l’amélioration du service dans les conditions décrites ci-dessous. * Objectifs d’utilisation de vos données personnelles : ———————————- Vos données personnelles sont utilisées : 1. Afin d’évaluer l’adéquation de votre profil de candidat à une offre d’emploi et à la fiche de poste de celle-ci. 2. Afin d’identifier en amont votre intérêt éventuel à évoluer professionnellement et à postuler à une offre d’emploi en particulier. 3. Afin d’évaluer votre profil de candidat dans certains domaines (évaluations linguistiques, tests de compétences…). 4. Afin de vous proposer de nouvelles opportunités d'emploi en adéquation avec votre profil. * Catégories de données collectées : ———————————- Les données personnelles traitées par VoiceHire peuvent notamment inclure : données d’identification, coordonnées, informations issues du CV, expériences professionnelles, formation, compétences, disponibilités, prétentions salariales, réponses aux questions d’entretien, enregistrements audio, transcriptions, synthèses, évaluations, résultats de tests, notes d’adéquation à une fiche de poste, métadonnées techniques et données nécessaires à la sécurité et à la traçabilité du service… VoiceHire et l’organisme recruteur ne sollicitent pas de données dites “sensibles” au sens du RGPD, telles que des données de santé, opinions politiques, convictions religieuses, appartenance syndicale ou orientation sexuelle. Si vous communiquez spontanément de telles informations dans votre CV ou au cours de l’entretien, elles pourront être traitées uniquement dans la mesure strictement nécessaire au processus concerné, ou supprimées/minimisées lorsque cela est possible. * Finalités et licéité du traitement de vos données : ————————————– - Analyse d’une candidature à une offre : Intérêt légitime du recruteur - Entretien de préqualification : Votre accord et consentement - Évaluations linguistiques : Votre accord et consentement - Conservation dans un vivier pour futures opportunités : Votre accord et consentement - Gestion des demandes RGPD : Obligation légale - Sécurité, logs, prévention des abus : Intérêt légitime de VoiceHire - Amélioration du service : Intérêt légitime de VoiceHire * Destinataires de vos données : ———————————- Les données collectées sont destinées à l’agence d’intérim, au cabinet de recrutement, ou à l’employeur à l’origine de la campagne de recrutement pour laquelle vous avez été en contact avec les outils développés par VoiceHire. * Durée de conservation de vos données : ———————————- Après notre dernier contact, vos données personnelles seront par défaut conservées 24 mois avant d’être anonymisées ou supprimées. * Sources de vos données : ———————————- Vos données personnelles sont issues : 1. Des informations que vous avez préalablement accepté de partager à travers une candidature spontanée ou en réponse à une offre d'emploi d'une agence d’intérim, d'un cabinet de recrutement, ou d'une organisation opérant pour son propre compte. 2. Des informations complémentaires alimentées par vos soins et recueillies par VoiceHire dans le cadre du processus de recrutement afférent : CV et entretiens téléphoniques. * Mode d’exploitation de vos données : ———————————- Le contenu de votre CV et/ou de vos entretiens audios sont analysés par des algorithmes intégrant des technologies d’intelligence artificielle afin de retranscrire le plus fidèlement possible votre CV / vos entretiens, et de mettre en évidence les éléments clés de ces derniers. En fonction de votre CV et de vos réponses, et suivant le paramétrage appliqué par l’organisme à l’origine de la campagne de recrutement, notre application réinjecte ces données dans un format approprié, et attribue ensuite éventuellement une note d’adéquation entre votre profil de candidat et la fiche de poste de l’emploi concerné si votre entretien est lié à un emploi en particulier. Il en va de même pour les évaluations linguistiques et les tests de compétences. Dans le cas où l'option "scoring" est activée, il est important de noter que l’application n’attribue pas de note à un candidat en tant que tel, mais bien une note d’adéquation avec et une fiche de poste donnée. En conséquence, un même candidat peut tout à fait bénéficier de notations très différentes suivant la nature de son CV, de ses entretiens, et des offres d’emplois pour lesquelles il postule. Par ailleurs, ce processus est uniquement destiné à faciliter le travail du service de recrutement et à accélérer le traitement des candidatures, mais ne se substitue pas à une analyse humaine visant à confirmer ou infirmer l'éventuelle proposition de notation de l’outil et les informations retranscrites, cette étape de préqualification n’étant qu’une démarche préalable à la poursuite d’échanges complémentaires en vue d’une éventuelle collaboration. Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard, ou vous affectant de manière significative de façon similaire, n’est prise exclusivement sur la base d’un traitement automatisé par VoiceHire. Les résultats fournis par la solution constituent une aide à la préqualification et doivent être examinés par une personne habilitée au sein de l’organisme recruteur. * Transfert de vos données en dehors de l’Union Européenne : ———————————- Le stockage de vos données à caractère personnel est réalisé en France et en Allemagne, les 2 pays étant couverts nativement par le RGPD. Aussi, dans le cadre des technologies employées pour la réalisation des entretiens et leur transcription, vos CV et échanges audios avec nos outils transitent quant à eux par diverses briques logicielles hébergées aux Etats-Unis. Conformément au RGPD, chacun de ces traitements est couvert par des clauses contractuelles type (CCT) et DPA (Data Processing Agreements) avec les acteurs concernés afin de garantir le respect des principes de protection de vos données à caractère personnel. * Liste des sous-traitants situés hors UE : ———————————- Pays Fournisseur Objet du traitement DPA signé USA AWS Stockage de données FR Oui USA Anthropic Moteur IA Oui USA BetterStack Sécurité / gestion des logs Oui USA DigitalOcean* Hébergement (pprod / production) Oui USA Elevenlabs Transcription voix / texte Oui USA Google Moteur IA Oui USA Meta Télécommunications (Whatsapp) Oui USA Microsoft* Hébergement (pprod / production) Oui USA OpenAI Moteur IA Oui USA RetellAI Text to speech Oui USA Sentry Sécurité / gestion des logs Oui USA Twilio Télécommunications (tél. + SMS) Oui * AWS, DigitalOcean et Microsoft sont des sociétés dont le siège est situé aux États-Unis ; cependant les centres de données exploités par VoiceHire pour l’hébergement sont localisés en Europe, notamment en France et en Allemagne. Par ailleurs, nous vous rappelons que vous bénéficiez également des droits d'accès, de portabilité, de rectification, d’effacement, de retrait de votre consentement, de limitation, de ne pas faire l’objet d’une décision exclusivement automatisée, et d’opposition relatifs à vos données à caractère personnel. À cette fin, nous mettons à votre disposition un formulaire de contact dédié à l’exercice de ces droits à l’adresse suivante : https://www.voicehire.io/fr/privacy Votre demande sera traitée dans un délai maximal de 30 jours. En cas de manquement de notre part à nos obligations légales, vous pouvez adresser une plainte à la CNIL à l’adresse suivante : https://www.cnil.fr/fr/adresser-une-plainte **************************************************************** VoiceHire SAS au capital de 20.000 € SIREN : 933 660 003 60 RUE FRANCOIS IER, 75008 PARIS, FRANCE