Conditions Générales de Vente et d’Utilisation (CGVU)

ARTICLE PRÉLIMINAIRE – CHAMP CONTRACTUEL

Les présentes Conditions Générales de Vente et d’Utilisation (CGVU) constituent l’intégralité de l’accord entre les Parties.

Elles annulent et remplacent tout accord, engagement ou document antérieur relatif au même objet.

Aucune condition particulière, ni aucun document émanant du Client (bons de commande, correspondance, etc.), ne saurait prévaloir sur les présentes, sauf acceptation écrite de VoiceHire.

Aucune modification, renonciation ou tolérance de VoiceHire ne saurait valoir renonciation à se prévaloir ultérieurement des présentes.

PRÉAMBULE

La société VoiceHire, société par actions simplifiée au capital de 20 000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro RCS Paris B 933 660 003, dont le siège social est situé 60 rue François 1er, 75008 Paris, représentée par son Président,

(ci-après dénommée « le Prestataire » ou « VoiceHire »), édite et exploite une plateforme logicielle accessible à l’adresse https://app.voicehire.io.

Cette plateforme permet aux professionnels des ressources humaines d’utiliser un agent conversationnel d’intelligence artificielle pour automatiser et optimiser les entretiens de recrutements, échanges et préqualifications de candidats.

Les présentes CGVU ont pour objet de définir les droits et obligations des Parties dans le cadre de la fourniture et de l’utilisation des Services proposés par VoiceHire.

ARTICLE 1. DÉFINITIONS

Aux fins des présentes CGVU, les termes suivants ont la signification ci-après :

Abonnement : contrat conclu entre le Client et le Prestataire, d’une durée indéterminée, permettant l’accès continu aux Services dans les conditions financières définies aux présentes.

Client : toute personne morale ou physique agissant à des fins professionnelles, souscrivant aux Services du Prestataire.

Compte : espace personnel du Client lui permettant d’accéder aux fonctionnalités de la Plateforme.

Crédits : unités de consommation prépayées permettant au Client d’utiliser les Services, valables douze (12) mois à compter de leur achat.

Données : informations et contenus, notamment à caractère personnel, transmis, collectés, hébergés ou traités dans le cadre de l’utilisation des Services.

Parties : désigne conjointement le Prestataire et le Client.

Plateforme : application logicielle exploitée par VoiceHire et accessible en mode SaaS (Software as a Service).

Services : ensemble des prestations fournies par le Prestataire, comprenant notamment la mise à disposition de la Plateforme, le support technique, les fonctionnalités d’IA, et l’accès au système de gestion de crédits.

ARTICLE 2. OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Les présentes CGVU ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles le Prestataire met les Services à disposition du Client, ainsi que les obligations respectives des Parties.

Elles s’appliquent, sans restriction ni réserve, à tout Abonnement, achat de Crédits ou utilisation de la Plateforme par le Client.

Elles prévalent sur toute condition d’achat ou document émanant du Client, sauf accord écrit et signé du Prestataire.

ARTICLE 3. ACCEPTATION ET OPPOSABILITÉ DES CGVU

Le Client déclare avoir pris connaissance des présentes CGVU et les accepter sans réserve avant toute souscription.

Toute utilisation des Services, y compris à titre d’essai ou de démonstration, vaut acceptation pleine et entière des CGVU.

Les CGVU sont accessibles à tout moment sur le site https://www.voicehire.io/conditions-generales.

ARTICLE 4. DESCRIPTION DES SERVICES

Le Prestataire fournit au Client :

• un accès à la Plateforme VoiceHire, en mode SaaS, permettant d’utiliser un agent conversationnel d’intelligence artificielle dédié au recrutement ;
• un tableau de bord pour gérer les campagnes, entretiens, candidatures et interactions ;
• un système de crédits consommés à chaque usage ;
• une API (Application Programming Interface) permettant de connecter VoiceHire à d’autres applications tierces, telles que des ATS (Applicant Tracking Systems), SIRH (Systèmes d’Information des Ressources Humaines) ou applications internes spécifiques de l’entreprise ;
• un service de support technique.

Le Prestataire peut à tout moment faire évoluer les Services (ajout de fonctionnalités, corrections, améliorations techniques), sans altérer leur objet principal. Le Client sera informé en cas de modification substantielle.

ARTICLE 5. CONDITIONS FINANCIÈRES – ABONNEMENTS ET CRÉDITS

5.1. Tarification

Les prix sont indiqués en euros hors taxes. La TVA applicable au taux en vigueur sera ajoutée au moment de la facturation.

Les tarifs sont accessibles depuis le compte du Client sur la Plateforme. Ils peuvent évoluer à tout moment.

Les Crédits déjà commandés par le Client restent toutefois acquis aux conditions tarifaires en vigueur au moment de la commande.

5.2. Abonnements

Les Abonnements sont conclus pour une durée indéterminée.

Chaque Abonnement correspond à un pack de Crédits utilisables sur la Plateforme.

Le paiement de l’Abonnement intervient au début de chaque période d’utilisation.

La résiliation de l’Abonnement s’effectue directement via l’interface de la Plateforme. Elle ne donne lieu à aucun remboursement relatif aux éventuels crédits non consommés.

Toute période d’Abonnement entamée reste due.

Les Crédits sont valables douze (12) mois à compter de leur date d’achat.

Les Crédits non utilisés à l’expiration de ce délai sont automatiquement expirés, sans remboursement ni report.

5.3. Crédits

Le Client peut également acheter des Crédits à l’unité.

Les Crédits sont valables douze (12) mois à compter de leur date d’achat.

Les Crédits non utilisés à l’expiration de ce délai sont automatiquement expirés, sans remboursement ni report.

5.4. Modalités de paiement

Le règlement s’effectue par carte bancaire, virement ou tout autre moyen accepté par le Prestataire.

Tout retard de paiement entraînera, de plein droit, l’application de pénalités de retard calculées sur la base de trois fois le taux d’intérêt légal, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 € conformément à l’article D.441-5 du Code de commerce.

En cas de retard de paiement, le Prestataire pourra suspendre l’accès au Service après mise en demeure restée sans effet pendant quinze (15) jours.

5.5. Offres sur mesure

Pour des volumes de Crédits importants ou un usage étendu, le Client peut solliciter le Prestataire afin d’obtenir une proposition personnalisée, incluant le cas échéant une remise adaptée aux volumes demandés.
Le Client peut également solliciter le développement de modules fonctionnels sur mesure afin d’obtenir une proposition technique et commerciale adaptée.

ARTICLE 6. ACCÈS, UTILISATION ET SUSPENSION

Le Prestataire s’efforce d’assurer un accès continu à la Plateforme, 24h/24 et 7j/7, sauf opérations de maintenance ou cas de force majeure.

Le Client s’engage à :

• utiliser les Services conformément aux lois et règlements applicables,
• ne pas nuire au bon fonctionnement technique de la Plateforme,
• ne pas détourner les fonctionnalités de leur finalité normale,
• ne pas utiliser les Services dans un cadre susceptible de nuire à la réputation de VoiceHire.

Le Prestataire se réserve le droit de suspendre sans préavis l’accès du Client à la Plateforme en cas d’incident de sécurité, d’usage abusif ou susceptible d’affecter l’intégrité du Service, le temps d’y remédier.

Force majeure

Le Prestataire ne pourra être tenu responsable d’un manquement résultant d’un événement de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil, y compris notamment les défaillances des réseaux de communication, attaques informatiques, décisions administratives, catastrophes naturelles ou grèves des fournisseurs de services d’hébergement.

ARTICLE 7. OBLIGATIONS DU CLIENT

Le Client s’engage à :

• fournir des informations exactes lors de la souscription et à les maintenir à jour,
• préserver la confidentialité de ses identifiants d’accès,
• s’assurer de disposer de toutes les autorisations nécessaires lorsqu’il utilise le nom, la marque ou tout autre élément appartenant à un tiers, et à décharger expressément le Prestataire de toute responsabilité à cet égard,
• assurer la légalité des données qu’il transmet et des traitements qu’il effectue via la Plateforme, notamment en matière de recrutement et de protection des données personnelles,
• ne pas utiliser la Plateforme à des fins contraires à l’ordre public ou aux bonnes mœurs.

ARTICLE 8. RESPONSABILITÉ DU CLIENT EN MATIÈRE DE TRAITEMENT DES DONNÉES (RGPD)

Le Client agit en qualité de responsable de traitement au sens de la réglementation sur la protection des données personnelles.

Le Prestataire agit exclusivement en qualité de sous-traitant, conformément à l’article 28 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD).

Le Prestataire s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité et de confidentialité appropriées et à n’agir que sur instruction du Client.

Le Prestataire met à la disposition du Client, via son portail en ligne, les fonctionnalités nécessaires pour répondre aux demandes d’exercice de droits formulées par les candidats (accès, portabilité, rectification, anonymisation, suppression des données).

En cas de violation de données à caractère personnel, le Prestataire notifiera le Client dans un délai maximum de 72 heures après en avoir pris connaissance.

Tout audit de conformité RGPD sollicité par le Client devra être préalablement accepté par le Prestataire et fera l’objet d’une planification d’un commun accord, le coût de l’audit restant à la charge du Client.

Les modalités détaillées de traitement des données sont disponibles dans la Politique de protection des données personnelles accessible à l’adresse : https://www.voicehire.io/donnees-personnelles.

ARTICLE 9. RESPONSABILITÉ DU PRESTATAIRE

Le Prestataire est soumis à une obligation de moyens.

Il ne saurait être tenu responsable :

• d’une mauvaise utilisation des Services,
• de la perte de données imputable au Client,
• d’un dommage indirect (perte de profit, de données, d’exploitation, altération de l’image…).

La responsabilité du Prestataire, toutes causes confondues, y compris au titre d’une demande fondée sur une responsabilité contractuelle, délictuelle ou quasi-délictuelle, est limitée au montant des sommes effectivement versées par le Client au titre des douze (12) derniers mois précédant le fait générateur.

Le Prestataire ne garantit pas l’exactitude des résultats, analyses ou recommandations produits par le système d’intelligence artificielle. Le Client demeure seul responsable de l’exploitation des données et des décisions prises sur la base desdits résultats.

ARTICLE 10. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Le Prestataire conserve la pleine propriété de tous les droits intellectuels relatifs à la Plateforme, à son contenu, ses algorithmes et sa documentation.

Le Client ne dispose que d’un droit d’usage personnel, non exclusif et non transférable des Services.

Toute reproduction, adaptation, diffusion ou utilisation non autorisée est strictement interdite.

Il est interdit au Client de procéder à toute extraction de données, d’ingénierie inverse ou d’entraînement de modèles d’intelligence artificielle à partir du Service.

Le Prestataire pourra utiliser les données pseudonymisées ou anonymisées issues de l’usage des Services à des fins d’amélioration de ses algorithmes, statistiques ou fonctionnalités.

ARTICLE 11. SÉCURITÉ ET HÉBERGEMENT DES DONNÉES

Les données sont hébergées au sein de prestataires de premier plan disposant de centres de données situés en France et en Allemagne.

Les données sont chiffrées et font l’objet de sauvegardes automatisées quotidiennes.

Les mesures de sécurité mises en œuvre sont régulièrement évaluées et peuvent être renforcées sans préavis afin d’assurer un niveau de protection optimal.

ARTICLE 12. SOUS-TRAITANCE

Les sous-traitants situés hors de l’Union Européenne ne stockent aucune donnée et leur usage est limité à des opérations de traitement.

Tous les sous-traitants sont validés et font l’objet d’accords conformes au RGPD (DPA).

ARTICLE 13. CONFIDENTIALITÉ

Chaque Partie s’engage à conserver strictement confidentielles toutes les informations de nature technique, commerciale ou stratégique échangées dans le cadre du contrat.

Cette obligation subsiste pendant deux (2) ans après la fin des relations contractuelles.

ARTICLE 14. RÉFÉRENCES COMMERCIALES

Sauf opposition expresse du Client notifiée par écrit, le Prestataire est autorisé à mentionner le nom, la dénomination sociale et le logo du Client dans ses références commerciales, supports marketing, présentations et communications publiques, à titre de simple référence commerciale.

Le Prestataire s’engage à respecter l’image et la réputation du Client et à ne pas associer son nom à des contenus dénigrants ou inappropriés.

ARTICLE 15. ÉTHIQUE, IA ET NON-DISCRIMINATION

Le Client reconnaît que l’usage des Services dans le domaine du recrutement implique le respect strict de la législation relative à la non-discrimination à l’embauche (articles L.1132-1 et suivants du Code du travail).

La Plateforme VoiceHire intègre nativement un module de détection automatique dénommé SafeAsk, destiné à identifier les questions susceptibles d’enfreindre la réglementation relative à la non-discrimination.

Ce module ne garantit toutefois pas la détection de 100 % des cas litigieux.

Le Client et ses représentants demeurent seuls responsables des questions qu’ils conçoivent, valident ou soumettent aux candidats, ainsi que de l’analyse des réponses.

Le Prestataire pourra suspendre ou résilier l’accès du Client en cas d’usage manifestement contraire à ces principes.

Le Prestataire ne saurait être tenu responsable des décisions de recrutement prises par le Client.

ARTICLE 16. DURÉE, RÉSILIATION ET SUPPRESSION DES DONNÉES

Le présent contrat et ses CGVU sont conclus pour une durée indéterminée.

Chacune des Parties peut y mettre fin à tout moment, par simple notification écrite.

En cas de manquement grave aux obligations contractuelles, le Prestataire pourra résilier de plein droit les Services mis à la disposition du Client après mise en demeure restée infructueuse pendant quinze (15) jours.

À la cessation du contrat :

• les accès du Client sont supprimés,
• le Client peut demander un export de ses données dans un format standard dans un délai de trente (30) jours,
• au-delà de quatre-vingt-dix (90) jours, le Prestataire procède à la suppression définitive des données, sauf obligation légale de conservation.

Les éventuels crédits restant au jour de la suppression des accès du Client ne donneront lieu à aucun remboursement.

ARTICLE 17. MODIFICATION DES CGVU

Le Prestataire se réserve la faculté de modifier les CGVU à tout moment.

Le Client sera informé par tout moyen (plateforme, email, notification en ligne) au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur.

En cas de désaccord, le Client pourra résilier son contrat avant la date d’application des nouvelles dispositions.

Les éventuels crédits restant au jour de sa résiliation effective ne donneront lieu à aucun remboursement.

ARTICLE 18. CLIENTS INDIRECTS ET REVENDEURS

Lorsqu’un Client accède aux Services VoiceHire via un revendeur ou un distributeur agréé, il demeure pleinement soumis aux présentes CGVU.

Le revendeur agit en son nom propre vis-à-vis du Client mais ne modifie en aucun cas les obligations du Client envers le Prestataire.

Le Prestataire ne saurait être tenu responsable des engagements ou représentations effectués par un revendeur au-delà du cadre des présentes CGVU.

ARTICLE 19. LOI APPLICABLE ET JURIDICTION COMPÉTENTE

Les présentes CGVU sont soumises au droit français.

Tout différend relatif à leur interprétation, exécution ou validité sera soumis à la compétence exclusive du Tribunal de commerce de Paris, sauf disposition légale impérative contraire.