Conditions Générales de Vente et d'Utilisation

Article préliminaire – Champ contractuel

Les présentes CGVU constituent l'intégralité de l'accord entre les Parties et remplacent tout accord antérieur. Aucun document ou condition du Client ne peut prévaloir sur les présentes conditions, sauf accord écrit exprès de VoiceHire. Aucune modification ni tolérance de la part de VoiceHire ne saurait constituer une renonciation future à ses droits.

Préambule

VoiceHire SAS (RCS Paris B 933 660 003, 60 rue François 1er, 75008 Paris) exploite la plateforme accessible à l'adresse https://app.voicehire.io, permettant aux professionnels RH d'utiliser des agents conversationnels IA pour automatiser les entretiens de recrutement et la préqualification des candidats.

Article 1. Définitions

• Abonnement : Contrat à durée indéterminée permettant l'accès continu aux Services
• Client : Toute entité professionnelle souscrivant aux Services
• Compte : Espace personnel d'accès aux fonctionnalités de la Plateforme
• Crédits : Unités de consommation prépayées valables douze mois à compter de l'achat
• Données : Informations transmises, collectées, hébergées ou traitées via les Services
• Parties : Le Prestataire et le Client collectivement
• Plateforme : Application SaaS exploitée par VoiceHire
• Services : L'ensemble des prestations incluant l'accès à la Plateforme, le support technique, les fonctionnalités IA et la gestion des crédits

Article 2. Objet et champ d'application

Les présentes conditions régissent les conditions de fourniture des Services et les obligations respectives des Parties. Elles s'appliquent universellement à tous les abonnements, achats de crédits ou utilisation de la Plateforme, prévalant sur toute condition d'achat du Client sauf accord écrit exprès.

Article 3. Acceptation et opposabilité des CGVU

Le Client reconnaît avoir pris connaissance et accepte les CGVU sans réserve avant toute souscription. Toute utilisation des Services, y compris l'accès en période d'essai ou de démonstration, constitue une acceptation pleine et entière. Les conditions restent accessibles à l'adresse https://www.voicehire.io/terms.

Article 4. Description des Services

VoiceHire fournit :

• •Accès à la Plateforme SaaS avec agent conversationnel IA pour le recrutement
• •Tableau de bord pour la gestion des campagnes, entretiens, candidatures et interactions
• •Système de consommation par crédits
• •API permettant la connexion à des applications tierces (ATS, SIRH, systèmes internes)
• •Service de support technique

Le Prestataire peut faire évoluer les Services (ajout de fonctionnalités, corrections, améliorations techniques) sans altérer les objectifs principaux. Les modifications substantielles font l'objet d'une notification au Client.

Article 5. Conditions financières – Abonnements et crédits

Article 6. Accès, utilisation et suspension

VoiceHire s'efforce d'assurer un accès continu à la Plateforme 24h/24 et 7j/7, sauf maintenance ou cas de force majeure. Le Client s'engage à utiliser les Services de manière licite, en évitant tout dysfonctionnement de la Plateforme, détournement de fonctionnalités ou atteinte à la réputation.

VoiceHire se réserve le droit de suspendre l'accès sans préavis en cas d'incident de sécurité, d'utilisation abusive ou de situation menaçant l'intégrité des Services, jusqu'à régularisation.

Force majeure : Le Prestataire n'assume aucune responsabilité en cas de défaillance résultant d'événements de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil, incluant notamment les défaillances des réseaux de communication, cyberattaques, décisions administratives, catastrophes naturelles ou grèves de prestataires.

Article 7. Obligations du Client

Le Client s'engage à :

• •Fournir des informations exactes lors de la souscription et les maintenir à jour
• •Préserver la confidentialité de ses identifiants
• •S'assurer de l'autorisation d'utilisation de tout nom, marque ou élément de tiers, et dégager la responsabilité du Prestataire
• •Garantir la licéité des données transmises et leur traitement via la Plateforme, notamment en matière de recrutement et de protection des données personnelles
• •Éviter toute utilisation de la Plateforme contraire à l'ordre public ou aux bonnes mœurs

Article 8. Responsabilité du Client en matière de traitement des données (RGPD)

Le Client agit en qualité de responsable de traitement au sens du RGPD. Le Prestataire intervient exclusivement en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD, mettant en œuvre les mesures de sécurité et de confidentialité appropriées et suivant exclusivement les instructions du Client.

Le Prestataire met à disposition un portail en ligne permettant aux candidats d'exercer leurs droits (accès, portabilité, rectification, anonymisation, suppression). La notification des violations de données intervient dans un délai maximum de 72 heures suivant leur découverte.

Les audits de conformité RGPD demandés par le Client nécessitent l'accord préalable du Prestataire et une planification conjointe, les frais d'audit étant à la charge du Client. Les modalités détaillées de traitement des données figurent dans la Politique de Protection des Données Personnelles accessible à l'adresse https://www.voicehire.io/privacy.

Article 9. Responsabilité du Prestataire

Le Prestataire est tenu d'une obligation de moyens. Le Prestataire n'assume aucune responsabilité pour :

• •L'utilisation inappropriée des Services
• •La perte de données imputable au Client
• •Les dommages indirects (perte de profit, perte de données, perte d'exploitation, atteinte à l'image)

La responsabilité totale du Prestataire — incluant les réclamations contractuelles, délictuelles ou quasi-délictuelles — est limitée aux montants effectivement versés par le Client au cours des douze mois précédents. Le Prestataire ne fournit aucune garantie concernant l'exactitude du système IA, de ses analyses ou recommandations. Le Client demeure seul responsable de l'exploitation des données et des décisions prises sur cette base.

Article 10. Propriété intellectuelle

VoiceHire conserve l'intégralité des droits de propriété intellectuelle sur la Plateforme, son contenu, ses algorithmes et sa documentation. Le Client ne bénéficie que d'un droit d'usage personnel, non exclusif et non transférable.

Toute reproduction, adaptation, distribution ou utilisation non autorisée est interdite. L'extraction de données, la rétro-ingénierie ou l'entraînement de modèles IA à partir des Services sont prohibés. Le Prestataire peut utiliser les données d'utilisation pseudonymisées ou anonymisées pour améliorer ses algorithmes, statistiques ou fonctionnalités.

Article 11. Sécurité et hébergement des données

L'hébergement des données s'effectue au sein des centres de données de prestataires de premier plan situés en France et en Allemagne. Les données sont chiffrées avec des sauvegardes quotidiennes automatiques. Les mesures de sécurité font l'objet d'évaluations régulières et peuvent être renforcées sans préavis afin de garantir une protection optimale.

Article 12. Sous-traitance

Les sous-traitants hors Union européenne ne stockent aucune donnée ; leur utilisation se limite aux opérations de traitement exclusivement. Tous les sous-traitants font l'objet d'une validation avec des accords conformes au RGPD (DPA).

Article 13. Confidentialité

Chaque Partie s'engage à préserver la stricte confidentialité des informations techniques, commerciales ou stratégiques échangées dans le cadre contractuel. Cette obligation perdure pendant deux ans après la fin du contrat.

Article 14. Références commerciales

Sauf opposition expresse du Client par écrit, le Prestataire peut mentionner le nom, la raison sociale et le logo du Client dans ses références commerciales, supports marketing, présentations et communications publiques à titre de simple référence commerciale.

Le Prestataire s'engage à respecter l'image et la réputation du Client, en évitant toute association avec un contenu dénigrant ou inapproprié.

Article 15. Éthique, IA et non-discrimination

Le Client reconnaît que l'utilisation des Services de recrutement nécessite le strict respect de la législation sur la non-discrimination en matière d'emploi (articles L.1132-1 et suivants du Code du travail). La Plateforme VoiceHire intègre nativement SafeAsk — un module de détection automatique identifiant les questions potentiellement contraires aux principes de non-discrimination.

Ce module ne garantit pas la détection de 100% des cas problématiques. Le Client demeure seul responsable de la conception, validation ou soumission des questions aux candidats, ainsi que de l'analyse des réponses. Le Prestataire peut suspendre ou résilier l'accès du Client en cas d'utilisation manifestement contraire à ces principes. Le Prestataire n'assume aucune responsabilité dans les décisions de recrutement.

Article 16. Durée, résiliation et suppression des données

• •Les accès du Client sont supprimés
• •Le Client peut demander l'export de ses données dans un format standard dans un délai de trente jours
• •Après quatre-vingt-dix jours, le Prestataire procède à la suppression définitive des données, sauf obligations légales de conservation

Les crédits restants lors de la suppression de l'accès Client ne donnent lieu à aucun remboursement.

Le contrat et les CGVU sont conclus pour une durée indéterminée. Chaque Partie peut résilier par simple notification écrite à tout moment.

En cas de manquement grave aux obligations contractuelles, le Prestataire peut résilier les Services de plein droit après une mise en demeure restée infructueuse pendant quinze jours.

À la cessation du contrat :

• Les accès du Client sont supprimés
• Le Client peut demander l'export de ses données dans un format standard dans un délai de trente jours
• Après quatre-vingt-dix jours, le Prestataire procède à la suppression définitive des données, sauf obligations légales de conservation

Article 17. Modification des CGVU

Le Prestataire se réserve le droit de modifier les CGVU à tout moment. Le Client est informé par tout moyen (plateforme, email, notification en ligne) au minimum trente jours avant l'entrée en vigueur.

En cas de désaccord, le Client peut résilier le contrat avant l'entrée en vigueur des modifications. Les crédits restants lors de la résiliation effective ne donnent lieu à aucun remboursement.

Article 18. Clients indirects et revendeurs

Lorsque les Clients accèdent aux Services VoiceHire via des revendeurs ou distributeurs autorisés, ils demeurent entièrement soumis aux CGVU. Les revendeurs agissent de manière indépendante vis-à-vis des Clients sans modifier les obligations Client-Prestataire.

Le Prestataire n'assume aucune responsabilité pour les engagements ou représentations des revendeurs excédant le cadre des CGVU.

Article 19. Loi applicable et juridiction compétente

Les CGVU sont soumises au droit français. Tout litige relatif à l'interprétation, l'exécution ou la validité relève de la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de Paris, sauf dispositions légales impératives contraires.